Muitos empreendedores têm uma dificuldade em comum na gestão das suas empresas: a organização de documentos.
Pode parecer simples, mas exige muita concentração e cuidado, levando em conta a segurança dos documentos e também a forma de como esses arquivos serão manuseados para preservar-los por um longo período.
Preparamos um tutorial para você organizar os seus documentos da melhor forma, confira:
Quão importante é organizar os documentos:
Os documentos contam a história de uma empresa e permitem a gestão diária dos negócios. Uma empresa não existe sem suas informações, seus dados e seus atos e tudo isso é registrado em papéis, arquivos e em meios digitais. Os documentos guardam dados como a constituição do negócio, mudanças estatutárias, históricos dos funcionários, compra e venda de produtos, entre outras informações importantes.
Por isso é de suma importância que esses documentos sejam mantidos sobre a maior proteção. Perder um documento pode vir a causar sérios problemas para a sua empresa.
Como armazenar os arquivos?
Temos a certeza que você já sabe da importância de guardar seus arquivos, agora preparamos uma série de dicas para você acondicionar eles da melhor forma:
- Procura o espaço adequado:
Primeiro ponto que você deve levar em consideração é o local onde você vai colocar os seus documentos. O local deve ser amplo o suficiente para ser possível colocar armários, extremamente seguro, arejado e bem iluminado.
Segurança é um ponto importante do local que você escolher, ele não pode ser acessível para qualquer pessoa.
- Limpeza e dedetização devem ser frequentes:
É importante sempre manter o local limpo, livre de pó e outros tipos de sujeiras que possam afetar os documentos guardados, bem como dedetizar sempre que possível, pois evita a proliferação de traças e outros insetos, que possam vir a estragar os registros.
- Identifique o seus arquivos:
Não é necessário que seus arquivos estejam organizados igual uma biblioteca. Mas uma organização que facilite a localização de arquivos é essencial para a sua empresa. - Digitalize os seus documentos:
Papel com o tempo acaba estragando, bem como o manuseio constante também podem afetar sua durabilidade. Temos, ainda, a questão da falta de espaço físico para armazenar. Com arquivos digitalizados, você economiza espaço e em caso de armazenar na nuvem, pode acessar de qualquer lugar, bastando ter acesso a internet.
Muitos documentos importantes, ligados a vida da sua empresa e do seu escritório contábil, necessitam ficarem guardados por bastante tempo. Por isso nossa próxima lista é para você saber o tempo necessário de armazenamento, por tipo de documentos:
- Comprovante de depósito do FGTS – 30 anos;
- Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS) – 5 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos;
- Comprovante de transmissão da GFIP – 30 anos;
- Informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) – 5 anos;
- Recibos de pagamento de férias e salários – 5 anos durante o emprego, até 2 anos após rescisão, vide GPS.
Também é essencial cuidar da armazenagem de documentos fiscais, conforme apontado a seguir:
- Notas fiscais eletrônicas (NF-e) recebidas ou emitidas – 5 anos;
- Arquivos XML de NF-e – 5 anos;
- Livros fiscais – 5 anos;
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